Concept

Document Archiving System este un sistem de management si arhivare a documentelor si a e-mailurilor, avand urmatoarele facilitati cheie:

• scanare documente fizice – digitalizare documente;
• import documente digitale existente;
• import/arhivare e-mailuri;
• monitorizare si arhivare automata a casutelor postale (e-mail) IMAP;
• structurare/organizare documente;
• OCR (Optical Character Recognition) – recunoastere automata a textelor in documente (permite cautarea documentelor scanate dupa continut);
• indexare dupa continut (prin tehnologia OCR sau extragere de texte);
• arhivare in format PDF, Standard PDF/A-1b (ISO 19005-1) si Standard PDF/A-3b (ISO 19005-3).

Scopul sistemului este digitalizarea si organizarea arhivei de documente fizice, organizarea documentelor digitale existente, cautarea si gasirea rapida a documentelor digitalizate. Documente suportate: doc, docx, dotx, rtf, eml, msg, txt, xls, xlsx, pdf, tif, jpg, png, bmp.

Componente

• Document Archiving Server: responsabil pentru stocarea, indexarea si arhivarea documentelor;
• Document Archiving Desktop: responsabil pentru scanarea, importul, organizarea, cautarea si regasirea, editarea, vizualizarea si tiparirea documentelor si a e-mailurilor;
• Document Archiving WebApp: asigura acces rapid, usor si uniform la informatii din sistem de pe Desktop PC, Table PC si SmartPhone.

Avantaje

• Management centralizat de documente;
• Arhiva centralizata de documente;
• Acces rapid, usor si uniform la informatii din documente de pe PC, TablePC si SmartPhone;
• Editare uniforma a documentelor Office (doc, docx, xls, xlsx) de pe PC, TablePC sau SmartPhone;
• Reduce numarul documentelor si a e-mailurilor pierdute;
• Reduce numarul documentelor si fisierelor duplicate;
• Reduce numarul documentelor de versiuni diferite.

Document Archiving Server

Aceasta componenta este responsabila pentru stocarea, indexarea si arhivarea documentelor. In momentul in care un document ajunge in baza de date de documente, sistemul va extrage continutul text din documente (folosind tehnologia OCR, daca este cazul) si va arhiva documentele in formatul configurat (PDF, PDF/A-1b, PDF/A-2b sau PDF/A-3b). Componenta ruleaza sub forma unui service, sub sistemul de operare Microsoft Windows.

Procesare documentelor office (.doc, .docx, .dotx, .odf, .xls, .xlsx si .txt)

• se deschide fisierul;
• se extrage textul din fisier;
• se arhiveaza (se converteste in formatul configurat).

Procesarea imaginilor (.tif, .tiff, .png, .jpg, .jpeg, .bmp)

• se deschide fisierul;
• se extrage textul din fisier prin OCR;
• se arhiveaza (se converteste in formatul configurat).

Procesarea documentelor PDF

• se deschide fisierul;
• daca pagina contine text, se extrag textele;
• daca pagina contine o singura imagine, se extrag textele prin OCR;
• se arhiveaza (se converteste in formatul configurat).

Document Archiving Desktop

Document Archiving Desktop este responsabil pentru scanarea, importarea, organizarea, cautarea, vizualizarea si tiparirea documentelor. Componenta este o aplicatie care ruleaza pe sistem de operare Microsoft Windows. Facilitati cheie:

• Interfata intuitiva cu utilizatorul;
• Scanarea (digitalizarea) documentelor folosind orice dispozitiv de scanare cu driver TWAIN;
• Importarea documentelor digitale existente;
• Organizarea documentelor;
• Editarea documentelor Office (doc, docx, xls, xlsx) folosind aplicatia ForIT Office;
• Editarea documentelor TIF si PDF folosind aplicatia Document SCOPE;
• Cautarea si regasirea usoara a documentelor;